Sensor Control Nordic AB (SCN) är en kraftigt växande leverantör av komponenter och system inom industriautomation. Deras arbetsfält sträcker sig över hela Norden och Storbritannien och en stor mängd telefonsamtal hanteras dagligen. Kommunikationsmässigt hade varje land byggt upp en egen lösning för telefoni, med lokala abonnemang och växlar. Detta skapade ineffektiva flöden, både ur ett administrativt och kommunikativt perspektiv. När ett samtal behövde kopplas vidare i organisationen gick det inte att se närvaron hos olika kollegor.
För att skapa ett smidigare samarbete mellan de verksamma länderna började SCN fundera på nästa steg. I och med att Teams redan användes för möten och internkommunikation växte en tanke på att Teams också borde kunna vara en gemensam växellösning för de externa kundkontakterna. Men vem skulle de ta hjälp av för en sådan migration?
SCN kontaktade sin IT-partner och Teamslicens-leverantör men de saknade Teamstelefoni-kompetens. Deras nuvarande operatör i Sverige kunde inte heller hjälpa till med en helhetslösning avsedd för kontor i flera länder. Tack vare ett webinar på Office Management som handlade om Teamstelefoni kunde SCN äntligen stilla sin nyfikenhet på ämnet.
– I detta blev det tydligt att det inte är lätt att förstå var man ska vända sig på den svenska marknaden. Vi har förstått att det finns få aktörer som har både telefoni- och Microsoft Teams-kompetens. Office Management kunde på ett enkelt sätt förklara hur de kunde hjälpa oss med en migration till Teamstelefoni i samtliga länder där vi är verksamma, berättar Erik Ahlqvist, VD på SCN.
SCN arbetade med olika telefonilösningar i varje land samtidigt som de svenska kontoren hjälpte till att svara på servicesamtal från samtliga länder. Förutom att internationella samtalskostnader blev höga var supportteamet blinda i att hitta rätt kollega i rätt land för att vid behov vidarekoppla samtalet.
Genom en migration till en gemensam Teamstelefonilösning fick SCN en mer kostnadseffektiv och smidigare lösning. Om till exempel en kund ringer in till säljkontoret i UK och ingen svarar, kan det svenska supportteamet ta över samtalet utan internationell samtalskostnad. Om kunden önskar nå en specifik person på UK-kontoret, kan den svenska kollegan enkelt se den brittiska kollegans status i Teams, därefter koppla vidare samtalet eller skicka ett chattmeddelande – utan internationell samtalskostnad.
– Att migrera in all telefoni till Teams gick oerhört smidigt i och med att Office Management tog hand om allt som vi upplevde krångligt. Portering av internationella nummer, rådgivning av bästa operatör i varje land, licensrådgivning, konfiguration av vår Teams tenant, uppsättning och utbildning av personal, säger Erik Ahlqvist. Att knyta ihop och få hjälp med de olika delar betonar han som otroligt värdefullt. Han tillägger också att även tidsplanen har efterlevts, vilket har känts tryggt och professionellt.
Mottagandet i organisationen har varit positivt, inte minst från personalen i växeln som nu kan jobba effektivare. SCN är imponerade att det gick att åstadkomma en extern svarsservice och tillhörande ringslingor fullt integrerad i deras Teamslösning. Med svarsservice kan de också täcka upp för de luckor som uppstår när man hanterar samtal och frågor i tre olika tidszoner och kalendrar. Det medför att de kan arbeta sömlöst mellan kontoren, koppla samtal utan internationella trafikavgifter samt en enklare hantering av abonnemang och nummer.
Tack vare Microsoft Teams-integrationen kan hela företaget numera använda sin Teams-klient även för externa samtal. De förändringar kring arbetssätt och frågor från medarbetare som uppstått under implementeringen, löstes genom utbildningar och enkla instruktionsfilmer som Office Management skickade ut innan övergången till Teamstelefoni.
Robert Bertell, Head of Customer Relations, berättar vidare om den omfattande och stundtals besvärliga administrationen som projektet har inneburit, där hjälpen från Office Management har underlättat stort. Resultatet med nöjda kunder och frigjord tid är de väldigt nöjda med. En annan effekt som visats sig är också bättre sammanhållning mellan kontoren, nu när alla sitter i samma miljö. Med goda förutsättningar till följd av projektet blir det lättare att expandera till fler länder. Robert återkommer till samarbetet mellan SCN och Office Management.
– Att få den här fantastiska hjälpen när vi själva inte har tiden och kunskaperna har varit ovärderligt. Office Management är engagerade och snabba, vi har fått svar direkt med bra lösningar. Man är inte utelämnad, säger Robert Bertell på SCN.
På Office Management är vi fast beslutna att ge dig marknadens bästa teknik och de rätta förutsättningarna, både nu och på framtidens arbetsplats. Vi erbjuder marknadsledande lösningar inom IT, säkerhet, dokumentation, kommunikation och Facility Management.
Som Microsoft Solutions Partner och Microsoft Teams Rooms Partner ger vi företag en möjlighet att fullt utnyttja Teams, inklusive all extern telefoni och anpassade mötesrum. Vi är certifierade Teams Voice Engineer och Troubleshooting Microsoft Teams.