OneDrive – Fillagringens roll i den mobila arbetsplatsen

I den här artikeln kommer du att få en överblick av vad OneDrive är. Du kommer på ett övergripande plan förstå hur OneDrive fungerar och interagerar, med de enheter du vill ska ha tillgång till dina filer. Hur du på ett enkelt sätt säkerställer tillgång till filerna lokalt, oavsett tillgång till internet. Vad du bör tänka på om du vill synkronisera filer mellan enheter och lagringen i molnet på OneDrive, när du har olika storlekar på lagringsytorna i de olika enheterna.

Datalagring spelar en central roll

När ett företag startar sin resa mot digitala arbetssätt och oftast med den, en resa till molnet och exempelvis Microsoft 365, spelar lagringen av data och information en central roll. Den nya moderna arbetsplatsen ställer krav på mobil åtkomst av data och information. Att se över arbetsrutiner och processer när man migrerar till en molntjänst kan vara avgörande för hur arbetssättet ska se ut i framtiden. Många som använder bärbara datorer eller flera olika enheter för att vara produktiv både i hemmet, på jobbet och allt däremellan, har nog upplevt utmaningen med åtkomst till den information eller data man för tillfället behöver.

Microsofts lösning på detta heter OneDrive och ingår i Office 365. OneDrive är en lagringsyta som skapas till dig i molnet (lagring på en server hos Microsoft, med åtkomst från Internet). 

OneDrive for Business – OD4B

OneDrive for Business eller OD4B som den också kallas, ersätter den traditionella lokala lagringen "Dokument". Den lokala dokumentmappen är som namnet säger en lokal yta på den enhet man för tillfället arbetar vid, och erbjuder ingen åtkomst från någon annan plats.

Med OneDrive och Office 365 rätt installerat så startas applikationerna förinställda på att lagra sina filer i mappen dokument, som nu ligger på OneDrive istället för den enhet du för tillfället arbetar med. Därmed får du åtkomst till filerna från en mängd olika enheter och platser där du har internetuppkoppling. Åtkomsten kan ske från i stort sett alla enheter som idag används på företag, och öppnar för en hel del andra funktioner i Microsofts applikationsutbud. Vi kommer inte att behandla dessa i denna artikel, men ett exempel är att du kan skapa automatiska flöden med hjälp av Power Automate och OneDrive. 

Vad består produkten OneDrive för Business av?

OneDrive för business är som vi skrivit tidigare en lagringsyta som existerar på Internet som en molntjänst. Vi ska inte gå in på tekniska detaljer, men för den nyfikna så är OneDrive en tjänst som använder sig av en SharePoint-baserad molnlagring. Det ser du aldrig som användare, den licensieras som en del av Office/Microsoft 365 och ger varje användare 1 TB lagringsutrymme för sina dokument. Hur mycket är då det? Om man googlar på det så kan man hitta följande: ”1TB motsvarar ungefär 6,5 miljoner dokumentsidor i form av exempelvis Office-filer, PDF-filer eller presentationer. Detta motsvarar 1 300 fysiska mappskåp med papper!”. Det är en lagringsyta som normalt räcker initialt för de flesta. 

Åtkomst till filer från olika enheter

Dokumenten som lagras i OneDrive har åtkomst från alla Windows 10-enheter, finns också för tidigare versioner av Windows- och Apple-datorer, samt via appar för Android och iOS. Du kommer åt OneDrive från alla kända webbläsare, eller genom att logga in på www.office.com och klicka på OneDrive-ikonen. Du kan också högerklicka på mappen OneDrive i filutforskaren och välja ”Visa Online”. Oavsett vilket hamnar du i webbläsaren där du kan skapa nya Office-dokument, ladda upp filer eller mappar, samt synkronisera innehållet mellan din enhet och molnlagringen.

När du klickar på till exempel en Word-fil i webbläsaren, öppnas den i den webbaserade versionen av Word, vilket ger dig möjlighet att arbeta på alla enheter där du har tillgång till en webbläsare. 

Synkronisering – lagringsutrymme på OneDrive och lagringsutrymme lokalt på din enhet

När du väljer att lagra dina filer i OneDrive som är en molntjänst, kommer du förr eller senare stöta på tillfällen då Internet inte är tillgängligt och därför har du heller inte åtkomst till dina filer. Det gör att nästan alla väljer att synkronisera filer som man lagrat på OneDrive till en avsedd yta lokalt på den lokala enheten. OneDrive har en inbyggd intelligens för att hålla reda på versioner och att filer inte skrivs över av misstag om du jobbar från olika enheter med samma fil.

Det du bör vara vaksam över är att många moderna enheter inte levereras med så stor intern lagring som 1TB, och då kan du behöva välja vad som skall synkroniseras till den lokala enheten. Om du har full synkronisering av allt ditt data från OneDrive och har mindre lagringskapacitet på din enhet kommer OneDrive att kopiera tills lagringsutrymmet är fullt. Det kan få enheten att sluta fungera normalt eftersom enhetens operativsystem kräver ett visst lagringsutrymme för att fungera. 

Hur ställer jag in synkronisering?

Det finns två tillvägagångssätt som du kan använda dig av för att behålla filerna lokalt på den enheten du jobbar på och ha åtkomst till dem även om du inte har åtkomst till Internet.

1. Du kan högerklicka på en mapp eller fil och välja ”Behåll alltid på den här enheten”. Då kommer just det att ske, det kommer alltid finnas lokala kopior av filerna lokalt på enheten (som kommer ta utrymme på din enhets lokala lagringskapacitet). Om du vill ändra tillståndet och du inte längre har behov av att ha dessa filer lokalt, högerklickar du på samma mapp eller fil, och då finns valet ”Frigöra utrymme” som kommer att ta bort den lokala kopian men behålla filerna på OneDrive i molnet.
2. Det andra sättet är automatiskt och gör att du inte behöver tänka på ovan beskrivna procedur. Du dubbelklickar helt enkelt på den fil du vill arbeta med. Filen kommer laddas ner och får i statusfältet i filutforskaren en grön ring med en grön bock, och blir tillgänglig lokalt. Denna funktion kallas ”Filer på begäran”. I Windows finns det också en praktisk popup-meny för OneDrive där du kan se vilka filer som nyligen har synkroniserats och låter dig pausa synkroniseringen tillfälligt om det skulle behövas. Popup-menyn kommer fram om du klickar på det blåa molnet (OneDrive) till höger i aktivitetsfältet. 

I filutforskaren finns det ett statusfält som visar vilket tillstånd själva filen eller mappen har. En grön ring med en bock betyder ”alltid på den här enheten", eller ett vitt moln med blåa kanter, som betyder ”utrymme frigjort och filerna eller mappen finns på OneDrive i molnet”.