Webinarserie

Kom igång med din digitala dokumenthantering

Digital dokumenthantering är ett område som ibland är eftersatt och får konsekvenser för både möjligheten att arbeta på distans och att utföra arbetsuppgifterna på ett säkert sätt. Vår checklista kan ge dig vägledning hur långt du kommit på digitaliseringsresan från pärm och papper till digitala dokument och säker utskriftshantering.

 

Checklista – Utmaningar och lösningar för din digitala dokumenthantering

1. Utskrift på distans

Nya arbetssätt och ny teknik

Att skriva ut dokument har blivit komplicerat när man använder många ”devices” och arbetar på distans. Arbetsprocessen avbryts när det inte finns en naturlig och flexibel uppkoppling till en skrivare. Behov att som tidigare ha uppkoppling till en identifierad skrivare har fått en ny betydelse med nya arbetssätt och ny teknik som gör det möjligt att ha tillgång till alla skrivare du har nära.

Lösning

2. GDPR

Krav på dokumenthanteringen

Hur ofta händer det att utskrifter blir liggande i skrivaren utan att hämtas upp? Många gånger kan det bero på att när du skrivit ut ett dokument var du långt från din uppkopplade skrivare och sedan glöms det bort. Eller har du scannat ett dokument och sedan skickat det vidare till en kollega i ett email? Detta beteende är riskabelt, inte minst utifrån ett GDPR perspektiv om dokumenten innehåller personuppgifter.

Lösning

3. Dokument i pärmar

Är din dokumenthantering digital?

Dokument skall arkiveras i sitt ursprungsformat enligt bokföringslagen. Ju mer du går över till digital dokumenthantering som ex e-fakturering, desto färre dokument kommer hanteras i pärmar framöver. Denna övergång förenklar arbetet och ger ökad spårbarhet.  

Lösning

4. Manuell attestering

Automatisera attestprocessen

Ett företags allra viktigaste dokument hanteras oftast av många personer i attesteringsprocessen. Om dokumenten som hanteras är i pappersformat, är det svårt att automatisera attestprocessen och få del av den stora tidsbesparingen av digitaliseringen.  

Lösning

5. Signering

Manuell signering är tidskrävande

Ibland är signering av avtal den sista anledningen till att det inte går att hantera arbetsuppgifterna på distans. Så länge dokumenten är i papper och bläckpennan den enda signeringsmetoden som finns, är det svårt att förflytta arbetssättet till ett digitaliserat distansarbetsätt. En manuell signeringsmetod minskar möjligheten till spårbarhet för att få kontroll på var i granskningsprocessen som avtalsmotparten befinner sig.

Lösning

6. Säkerhet

Skrivaren viktigare än du tror

Företag spenderar miljarder på IT-säkerhet och brandväggsskydd varje år, men några av de största och enklaste säkerhetsvinsterna sitter faktiskt precis under vår näsa vid skrivaren.

Allt börjar med en grundläggande förståelse för ett utskriftsjobb från att man klickar på "print" till att det hämtas upp eller arkiveras, och med lite eftertanke kan ett hål i säkerhetsväggen snart täppas till.

Lösning

7. Fakturor i pappersform

Spara pengar och miljö

Varför skall fakturorna digitaliseras? En anledning är att vissa organisationen inte tillåts ta emot pappersfakturor längre (PEPPOL), en annan är att hanteringen av en pappersfaktura kostar bra mycket mer än en digital. Enligt en tumregel kostar en utgående faktura som hanteras manuellt 60 kronor, medan en digital kostar 5 kr. Dessutom påverkas miljön negativt av att fakturorna skrivs ut, så argumenten för att gå över till elektroniska fakturor för både utgående och inkommande fakturor är många.

Lösning

8. Miljömålet

Förbättrat miljöarbete

Vem har inte minskade utskrifter som ett mål i sin miljöpolicy? Smarta regler och alarm för när och hur utskrifterna görs i kombination med digitaliserad dokumenthantering bidrar till ett förbättrat miljöarbete.

Lösning

"Vi syr ihop delarna till en helhet, du sparar pengar, arbetstid och minskar stress. Fakturor, kvitton, reseräkningar, offerter och avtal; vi automatiserar det manuella och du får en snabbare, säkrare och mer kontrollerad process."

Se animationen om digital dokumenthantering och upptäck hur vi kan förenkla din arbetsdag

"Vår styrka ligger i att vi är många tekniker med lång erfarenhet, och därför kan vi ge våra kunder kvalitativ service snabbt."

Stefan Frantz,
Service Manager på Dokumenthantering

 

Behöver du hjälp med dokumenthantering?

Chatta med oss
Chatten är stängd