Digitala dokument och arbetsflöden

Dina viktigaste dokument hanteras ofta manuellt och fortfarande är många beroende av papper. Att växla över till digitala arbetsflöden för fakturor, avtal och reseräkningar ger många positiva effekter. Att lämna papperhanteringen bakom dig sparar inte bara miljö och pengar, utan massor av arbetsid och stress. Dessutom får du regelefterlevnad enligt GDPR, förbättrad styrning samt möjlighet till ökad flexibilitet på köpet.

Kontakta mig om dokumenthantering 

Skicka e-fakturor

med O.M Outbound Invoice


För dig som inte har upptäckt fördelarna med e-fakturering än, har vi ett litet tips: en tryckt pappersfaktura kostar 60 kr och en e-faktura 5 kr. Say no more. Vill du också fakturera smartare, mer ekonomiskt och miljövänligt? Isåfall dags att konvertera till e-fakturering.

Från 49 kr/anv/mån*

Attestera fakturor digitalt

med O.M Inbound Invoice


Lösningen läser in dina leverantörs-fakturor oavsett format och hanterar hela konterings- och attestflödet via din dator, surfplatta eller mobiltelefon. När fakturan är attesterad och klar, skickas informationen direkt in till ditt affärssystem för slutbokning och betalning.

Från 149 kr/anv/mån*

Digital kvittohantering

med O.M Expense


Digital kvittohantering och automatiserade reseräkningar förenklar inte bara din administration – tjänsten spar tid och ger dig flexibiliteten att rapportera utlägg på distans.


Från 79 kr/anv/mån*

E-signering – digital signering

med O.M E-sign


Med vår e-signeringsplattform kan ditt företag bli 100% digitalt och helt eliminera papper ur signerings-processen. Det finns inga arbetsflöden som vi inte kan hantera.

Från 99 kr/anv/mån*

Digitala arkiv och avtal

med O.M Contract Management


Med O.M Contract Management har du kontroll över dina viktigaste avtal. Scanna in eller ladda upp dokument för smidig åtkomst, sökning, bearbetning och arkivering.

Från 49 kr/anv/mån*

Digital avtalsprocess

med O.M Sign and Engage


Systemet skapar inte bara spårbarhet för dokumentflödena i exempelvis en signeringsprocess, det stöttar också kommunikativt. En enkel fråga kan snabbt redas ut med chat, video eller email.

Från 330 kr/anv/mån*

Helintegrerad lösning

med O.M Workflow


Ofta digitaliseras olika sorters dokument med stöd från olika system. Vi syr i hop allt till en helhet och ser till att alla system och dokument integreras med varandra.

Från 299 kr/anv/mån*

Just nu - Prova O.M E-sign kostnadsfritt i 30 dagar

Kom igång med e-signering redan idag! Just nu har du möjlighet att testa tjänsten O.M Sign kostnadsfritt under 30 dagar. Vi bjuder på startavgiften – ordinarie kostnad är 5000 kr.

Exempel på dokument som du enkelt signerar med e-sign:

  • Offerter
  • Anställningsavtal
  • Hyresavtal
  • Kundkontrakt
  • Serviceavtal
  • Ansökningsformulär
  • Protokoll

 

Till kampanjen 

"Miljön och ekonomin är två stora anledningar till att hantera dokument digitalt och dessutom har du flexibilitet och säkerhet. En faktura kostar 60 kr att hantera manuellt, en digital faktura kostar 5 kr och utöver det så har du klimatpåverkan."

Richard Hammarström
VP Business Area Document Management på Office Management

Klimatsmart

Kontroll & Säkerhet

Tidseffektivt

"Jag har digitaliserat flera flöden inom ekonomifunktionen och sett stora besparingar i tid samt fått bättre internkontroll. Att kunna arkivera, spåra och bli påmind om viktiga datum ger dessutom säkrare arbetsprocesser."

Susanne Svensson
CFO

Vanliga frågor om digital dokumenthantering

Alla dina viktigaste dokument eller dokument som är en del av en hanteringsprocess där många personer är inblandade. Det kan vara avtal, leverantörsfakturor eller reseräkningar och kvitton. Att digitalisera dina dokument är ett sätt att framtidssäkra dem, dessutom sparar du plats och reducerar pappersförbrukningen.
En bra början är att göra dina dokument digitala och se till att du har system som är integrerade. Scannern ska till exempel vara integrerad mot en GDPR-säker lagringsplats. Därmed undviker du att dokument skickas som bilaga i mail eller ligger utskrivna och obevakade i skrivaren tills någon hämtar upp dem.

Det handlar om en teknik som gör att fysisk text på ett pappersdokument eller ett fotograferat dokument tolkas maskinellt, och sedan omvandlas till digital information som blir läsbar och spårbar. Du kan säga att tolkning av dokument är det första steget mot att bli digitaliserad. Vi har lösningar för digitalisering av:

  • Avtalshantering
  • Fakturering
  • Leverantörsfakturahantering
  • e-Signering
  • Kvitton och reseräkningar

Automatiserade arbetsprocesser är för många själva målsättningen med digitalisering. Det gör att du kan frigöra tid i organisationen, sköta attestprocesser automatiskt och få påminnelser så att inga viktiga datum missas. Dessutom ger du dina anställda en bättre arbetsmiljö när systemet hjälper till att göra jobbet och de kan arbeta problemfritt på distans.

Integration mot affärssystem och plattformar som Sharepoint eller Teams är absolut en viktig del när vi digitaliserar dokumenthanteringen. Ofta digitaliseras olika sorters dokument med stöd från olika system, som vi syr ihop till en helhet. Ibland saknas någon pusselbit för att digitalisera hela processen, och då kan vi se till att även dessa bitarna kommer på plats.

"Vår styrka ligger i att vi är många tekniker med lång erfarenhet, och därför kan vi ge våra kunder kvalitativ service snabbt."

Stefan Frantz,
Service Manager på Dokumenthantering

 

Behöver du hjälp med dokumenthantering?

Kontakta Stefan 
Chatta med oss
Chatten är stängd