Digitala dokument och arbetsflöden

Dina viktigaste dokument hanteras ofta manuellt och fortfarande är många beroende av papper. Att växla över till digitala arbetsflöden för fakturor, avtal och reseräkningar ger många positiva effekter. Att lämna papperhanteringen bakom dig sparar inte bara miljö och pengar, utan massor av arbetsid och stress. Dessutom får du regelefterlevnad enligt GDPR, förbättrad styrning samt möjlighet till ökad flexibilitet på köpet.

Klimatsmart

Kontroll & Säkerhet

Tidseffektivt

"Jag har digitaliserat flera flöden inom ekonomifunktionen och sett stora besparingar i tid samt fått bättre internkontroll. Att kunna arkivera, spåra och bli påmind om viktiga datum ger dessutom säkrare arbetsprocesser."

Susanne Svensson
CFO

Digital dokumenthantering

Vanliga frågor om digital dokumenthantering

Alla dina viktigaste dokument eller dokument som är en del av en hanteringsprocess där många personer är inblandade. Det kan vara avtal, leverantörsfakturor eller reseräkningar och kvitton. Att digitalisera dina dokument är ett sätt att framtidssäkra dem, dessutom sparar du plats och reducerar pappersförbrukningen.
En bra början är att göra dina dokument digitala och se till att du har system som är integrerade. Scannern ska till exempel vara integrerad mot en GDPR-säker lagringsplats. Därmed undviker du att dokument skickas som bilaga i mail eller ligger utskrivna och obevakade i skrivaren tills någon hämtar upp dem.

Det handlar om en teknik som gör att fysisk text på ett pappersdokument eller ett fotograferat dokument tolkas maskinellt, och sedan omvandlas till digital information som blir läsbar och spårbar. Du kan säga att tolkning av dokument är det första steget mot att bli digitaliserad. Vi har lösningar för digitalisering av:

  • Avtalshantering
  • Fakturering
  • Leverantörsfakturahantering
  • e-Signering
  • Kvitton och reseräkningar

Automatiserade arbetsprocesser är för många själva målsättningen med digitalisering. Det gör att du kan frigöra tid i organisationen, sköta attestprocesser automatiskt och få påminnelser så att inga viktiga datum missas. Dessutom ger du dina anställda en bättre arbetsmiljö när systemet hjälper till att göra jobbet och de kan arbeta problemfritt på distans.

Integration mot affärssystem och plattformar som Sharepoint eller Teams är absolut en viktig del när vi digitaliserar dokumenthanteringen. Ofta digitaliseras olika sorters dokument med stöd från olika system, som vi syr ihop till en helhet. Ibland saknas någon pusselbit för att digitalisera hela processen, och då kan vi se till att även dessa bitarna kommer på plats.

"Vår styrka ligger i att vi är många tekniker med lång erfarenhet, och därför kan vi ge våra kunder kvalitativ service snabbt."

Stefan Frantz,
Service Manager på Dokumenthantering

 

Behöver du hjälp med dokumenthantering?

Chatta med oss
Chatten är stängd