Dokumenthantering för dina viktigaste dokument 

Dokumenthantering är mer än din skrivare och scanner på kontoret. Det handlar om strukturerade arbetsprocesser, ett såkallat workflow där dina viktigaste dokument är digitaliserade så att de blir spårbara, lagras säkert och möjliggör effektivt samarbete på distans.

Vi hjälper dig att hitta rätt lösningar för kontoret och distansarbetet. Vi integrerar dokumenthanteringsprocessen med ditt affärssystem så dina analoga arbetssätt digitaliseras och GDPR-säkras. Attestering, signering, kontering och kvittoredovisning har aldrig varit enklare. Om du lämnar pappershanteringen bakom dig sparar du inte bara miljö och kostnader, du kommer dessutom spara massa arbetstid och stress.

Just nu - Prova O.M E-sign kostnadsfritt i 30 dagar

Kom igång med e-signering redan idag! Just nu har du möjlighet att testa tjänsten O.M Sign kostnadsfritt under 30 dagar. Vi bjuder på startavgiften – ordinarie kostnad är 5000 kr.

Erbjudandet gäller under oktober, november och december 2020. Lösningen bygger på Verified plattformen.

Exempel på dokument som du enkelt signerar med e-sign:

  • Offerter
  • Anställningsavtal
  • Hyresavtal
  • Kundkontrakt
  • Serviceavtal
  • Ansökningsformulär
  • Protokoll

 

"Vi syr ihop delarna till en helhet, du sparar pengar, arbetstid och minskar stress. Fakturor, kvitton, reseräkningar, offerter och avtal; vi automatiserar det manuella och du får en snabbare, säkrare och mer kontrollerad process."

Se animationen om digital dokumenthantering och upptäck hur vi kan förenkla din arbetsdag

Säkerhet och miljöfokus

Våra dokumenthanteringslösningar sätter säkerhet och miljö i fokus. Och med miljö menar vi inte bara planeten utan även din arbetsmiljö. Säkerhet är avgörande när vi arbetar uppkopplat och på distans. Administrationen ska helt enkelt bara fungera, vara transparent och lättskött, oavsett om arbetsplatsen är kontoret eller hemma. Med vår digitala dokumenthantering är du GDPR-säkrad och får bättre koll.

 

  • Säkra utskrifter
  • Hårddiskradering
  • e-Signering
  • GDPR-säkrad dokumentlagring
  • Fakturahantering
  • Avtalshantering
  • Kvittohantering
  • Reseräkningar

 

"Vi vill ha enkelhet och undvika en situationen där alla skyller på varandra. Office Management är en pålitlig partner som levererar en lösning som gör det enkelt för våra medlemmar att jobba."

Marcus Gabrielsson
Platschef, Huvudkontoret Kontorshotell

Vanliga frågor om dokumenthantering

Oftast handlar det om dokument som kräver manuell hantering av många medarbetare och funktioner i exempelvis en attestprocess. Manuell hantering riskerar förlorad kontroll, så därför brukar det stora värdet av digitalisering ligga i avtal och fakturor.

Det handlar om både regelefterlevnad och att hindra intrång. Oftast handlar det om brister i GDPR när dokument hanteras i arbetsprocesserna. Att maila dokument med personuppgifter är till exempel inte längre tillåtet, men det förekommer fortfarande.

Den andra säkerhetsrisken handlar om intrång i skrivaren, som lagrar mycket information vilket ofta glöms bort. Se till att du väljer en leverantör som verkligen kan garantera en säker installation.

Det beror förstås på din budget. Tänk på att hårdvaran oftast är densamma, det är mjukvaran inuti som gör den stora skillnaden. Om du har ambitioner att digitalisera dina arbetsprocesser och dokument är det viktigt med moderna displayer och teknik för att möjliggöra integration mot exempelvis Sharepoint.

Sedan bör du tänka säkerhet och miljö, som att radera spår av filer från skrivarens minne för att minska risken vid eventuellt intrång. Det handlar också om att inte skriva ut innan ägaren av dokumentet fysiskt står vid skrivaren och tar hand om det på ett säkert sätt.

Det betyder att den information som finns på ett papper tolkas och omvandlas till att bli digital och sökbar. Konverteringen sker via OCR, eller optisk teckenigenkänning. Det är med tolkningen som den digitala arbetsprocessen egentligen kan påbörjas.

I våra arbetsprocesser hanterar vi mängder av dokument. Trenderna inom dokumenhantering är därför kopplade till organisationens arbetssätt och legala krav på hur man ska hantera dokument:

  • Säkerhet
  • Digitalisering
  • Miljöpåverkan
  • Arbetsmiljö

Integration mot affärssystem och plattformar som Sharepoint eller Teams är absolut en viktig del när vi digitaliserar dokumenthanteringen. Ofta digitaliseras olika sorters dokument med stöd från olika system, som vi syr ihop till en helhet. Ibland saknas någon pusselbit för att digitalisera hela processen, och då kan vi se till att även dessa bitarna kommer på plats.

Vi har lösningar för digitalisering av:

  • Avtalshantering
  • Fakturering
  • Leverantörsfakturahantering
  • e-Signering
  • Kvitton och reseräkningar

"Vår styrka ligger i att vi är många tekniker med lång erfarenhet, och därför kan vi ge våra kunder kvalitativ service snabbt."

Stefan Frantz,
Service Manager på Dokumenthantering

 

Behöver du hjälp med dokumenthantering?

Chatta med oss
Chatten är stängd